Перевод компаний в онлайн в Москве и по всей РФ

Три варианта:

• временно бесплатные программы (WinRAR, MsOffice);
• бесплатные аналоги (7Zip, GIMP, OnlyOffice);
• подписка на агрегаторы скидок и распродаж ПО.

Последний пункт фаворит, сам пользуюсь https://sharewareonsale.com/

Больше вариантов ищем в поиске.

Ресурсов, где можно разместить электронные документы, много, это удобный инструмент для быстрого перехода на удалённую работу и ими можно и нужно пользоваться, но важно понимать, что у всего есть обратная сторона.
⠀
Итак, что надо знать:

• лицензии бесплатных ресурсов однозначно описывают, что поставщики услуг могут делать с документами (если в общих чертах, всё что пожелают без уведомления кого либо);
• нет контроля за действиями сотрудников с документами, кому дали доступ, куда отправили, кто отредактировал или удалил;
• разрозненность, бесплатные объёмы ограничены и в целях экономии заводятся несколько бесплатных ресурсов и часто на разных сервисах.

Что сделать, что бы хранить электронные документы безопасно для вас и ваших клиентов:

• если вы пользуетесь Яндекс.диск, Google.диск, DropBox, Mail.диск и т.д. их нужно правильно настроить;
• использовать физический сервер в вашем офисе и для хранения электронных документов;
• арендовать сервер в дата-центре.

Есть много упражнений и правил гигиены при работе на компьютере, поделюсь своими, которые я соблюдаю более 25 лет работы с компьютером.

1. Сидя за компьютером лаза смотрят прямо по верхнему краю монитора.
2. Расстояние до монитора — вытянута рука.
3. Локти на точке опоры, стол или подлокотники кресла.
4. 50/10 — раз в час прогулка на другой этаж сначала по лестнице наверх, а потом вниз.
5. Гимнастика для глаз Бейтса и разминка для рук, у кого есть возможность, наклоны головы и тела.

По хранению бумажных документов есть чёткие регламенты и правила.
А вот с электронными документами ситуация неоднозначная.
⠀
Приведу три ключевых пункта из нормативного документа, после внедрения которых ваш клиент может быть уверен в безопасности своих документов:
⠀
1. «В организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах».
⠀
Например: обязательное наличие резервной копии документов, частотой создания не реже раза в неделю и хранящейся на физически отдельном диске/сервере. Диск с резервными копиями не должен быть установлен в том же сервере, на котором размещены документы, с которыми вы работаете.
⠀
2. «Компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния».
⠀
Например: если ваш клиент строительная компания и работает в программе AutoCad, у вас должна быть такая же программа, или аналогичная для возможности просмотра файлов.
⠀
3. «Компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания».
⠀
Например: документы клиента, с которыми вы работаете, должны быть надёжно защищены. То есть должна быть система контроля изменений документов, система контроля доступа к документам и назначены права доступов по сотрудникам и клиентам. А так же система резервного копирования (п.1)

Причины:

1. Обновления 1С.

Обновления объёмные, изменений много, вносятся часто. Поэтому 1С заделывает часть прошлых ошибок, иногда добавляя новые.
⠀
2. Рост количества клиентов.

Больше клиентов, больше баз, больше документов, с которыми сотрудники одновременно работают на сервере.
⠀
3. Увеличение объёма данных в 1С.

По каждому клиенту, даже если их количество не меняется, растет объем данных от одного отчётного периода к другому. 

5 способов работать с ИТ.

Вопрос с удалёнкой как то решили, Теперь давайте поговорим о том, кто это будет обслуживать, когда нельзя обратиться к коллективному разуму соседей по кабинету и сотрудники остаются один на один с ИТ проблемой.

• У вас есть ИТ-спец который раньше сидел в офисе — создайте групповой чат в ватсапе/скайпе/телеграме. В чат включаются сотрудники компании и ИТ-спец. Сотрудники пишут запросы к ИТ _только_ в этот чат. Это даёт понимание объёма и типа решаемых задач, и возможность оптимизировать оплату услуг ИТ спеца.
• У вас нет ИТ-спеца, требуется найти, или поменять — отправляйте кандидату опросник для ИТ-спеца (пишите в директ «хочу опросник ИТ-спеца» вышлю в ответ) перед тем как обсуждать работы и оплату. Если заполняет онлайн давайте на прохождение 20 минут, не будет времени найти в поисковике ответы.
• У вас нет ИТ-спеца решаете найти ИТ-аутсорсинг — сначала определяетесь: 1) кто имеет право от компании оставлять заявки в ИТ службу, 2) кто имеет право заказывать сверхурочные работы, 3) кто имеет право запрашивать пароли, доступы, и конфиденциальные данные, 4) ответственность ИТ-аутсорсера за ущерб по вине ИТ — соглашение о неразглашении (если не подписывают, ищите других). После начинайте общаться с кандидатами.
• У вас уже есть ИТ-аутсорсер — найдите точки сокращения расходов, варианты ниже: — заправка картриджей, если принтер стоит дома у сотрудника, объём печати сократится — физическое обслуживание компьютеров: пропылесосить, протереть и т.д. — перейти от выездов, к удалённому.
• У вас нет ИТ-специалиста и вы решаете справиться своими силами. Комментировать не буду, просто удачи.

Подключить электронный документооборот с клиентами и поставщиками.
⠀
Арендовать помещение для архива и нанять студента-архивариуса, а весь остальной штат увести на удалёнку.
⠀
Сократить площадь офиса, оставив помещение для хранения документов и ресепшен с секретарём, и минимальной переговоркой. А остальной штат увести на удалёнку и в коворкинги (когда это станет возможным).