Сэкономьте на содержании компании до 12 раз за счет вывода сотрудников на удаленную работу
Ключевые Решения
Задача: создание ИТ структуры компании с нуля. Необходимы почта, сайт, место хранения и управления файлами, резервное копирование, контроль за изменениями в электронных документах.
Было: открытие бизнеса с нуля, ИТ инфраструктуру сразу решено сделать с учетом роста бизнеса.
Стало:
Активное участие в масштабных проектах:
Реализация проектов на базе решений:
Три варианта:
Последний пункт фаворит, сам пользуюсь https://sharewareonsale.com/
Больше вариантов ищем в поиске.
Ресурсов, где можно разместить электронные документы, много, это удобный инструмент для быстрого перехода на удалённую работу и ими можно и нужно пользоваться, но важно понимать, что у всего есть обратная сторона.
⠀
Итак, что надо знать:
Что сделать, что бы хранить электронные документы безопасно для вас и ваших клиентов:
Есть много упражнений и правил гигиены при работе на компьютере, поделюсь своими, которые я соблюдаю более 25 лет работы с компьютером.
По хранению бумажных документов есть чёткие регламенты и правила.
А вот с электронными документами ситуация неоднозначная.
⠀
Приведу три ключевых пункта из нормативного документа, после внедрения которых ваш клиент может быть уверен в безопасности своих документов:
⠀
1. «В организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах».
⠀
Например: обязательное наличие резервной копии документов, частотой создания не реже раза в неделю и хранящейся на физически отдельном диске/сервере. Диск с резервными копиями не должен быть установлен в том же сервере, на котором размещены документы, с которыми вы работаете.
⠀
2. «Компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния».
⠀
Например: если ваш клиент строительная компания и работает в программе AutoCad, у вас должна быть такая же программа, или аналогичная для возможности просмотра файлов.
⠀
3. «Компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания».
⠀
Например: документы клиента, с которыми вы работаете, должны быть надёжно защищены. То есть должна быть система контроля изменений документов, система контроля доступа к документам и назначены права доступов по сотрудникам и клиентам. А так же система резервного копирования (п.1)
Причины:
1. Обновления 1С.
Обновления объёмные, изменений много, вносятся часто. Поэтому 1С заделывает часть прошлых ошибок, иногда добавляя новые.
⠀
2. Рост количества клиентов.
Больше клиентов, больше баз, больше документов, с которыми сотрудники одновременно работают на сервере.
⠀
3. Увеличение объёма данных в 1С.
По каждому клиенту, даже если их количество не меняется, растет объем данных от одного отчётного периода к другому.
5 способов работать с ИТ.
Вопрос с удалёнкой как то решили, Теперь давайте поговорим о том, кто это будет обслуживать, когда нельзя обратиться к коллективному разуму соседей по кабинету и сотрудники остаются один на один с ИТ проблемой.
Подключить электронный документооборот с клиентами и поставщиками.
⠀
Арендовать помещение для архива и нанять студента-архивариуса, а весь остальной штат увести на удалёнку.
⠀
Сократить площадь офиса, оставив помещение для хранения документов и ресепшен с секретарём, и минимальной переговоркой. А остальной штат увести на удалёнку и в коворкинги (когда это станет возможным).